Obligatiile angajatorilor în gestionarea adreselor de e-mail ale angajaților.
Adresele de e-mail a căror denumire cuprinde numele, prenumele și locul de muncă al unei persoane (de exemplu, stan.papusa@companie.ro), reprezintă informații ce servesc la identificarea persoanei fizice, respectiv sunt date cu caracter personal, in spiritul legislatiei protectiei datelor si a deciziei civile nr. 34/09.03.2017 a Curții de Apel București.
Cum majoritatea Companiilor pun la dispozitie angajaților adrese de e-mail care au în componență nume.prenume@companie.ro, este foarte important să cunoaștem că aceste adrese de e-mail reprezintă date cu caracter personal și să cunoaștem obligațiile pe care le au operatorii în respectarea legislației privind protecția datelor. Specialiștii DPO Consulting vă atrag atenția asupra următoarelor obligații:
Obligațiile Companiilor
Informarea angajaților
Utilizarea adresei de e-mail puse la dispoziție de Companie colaboratorului/angajatului face parte integrantă din activitatea prestată în favoarea societății. Activitatea unui angajat poate fi verificată de angajator, și conținutul e-mailurilor poate fi supus analizei angajatorului doar dacă, în momentul cănd este creată o astfel de adresa , colaboratorul/anagajatul a fost informat și și-a asumat obligația de a nu utiliza în scop personal adresa de email.
Limitarea perioadei de păstrare a adreselor de e-mail
Păstrarea activă a adreselor de email ce permit identificarea unei persoane, pastrarea mesajelor trasnsmise prin intermediul acestor adrese si redirectionarea acestora, dupa incetarea rasporturilor contractuale , reprezinta o incalcare a legislației protecției datelor cu caracter personal .
Actualizarea procedurilor
O analiză și actualizare a peocedurilor companiilor privind prelucrarea datelor cu caracter personal, în ce privește gestionarea adreselor de e-mail ale foștilor angajați ce permit identificarea persoanei.
În acest scop, in completarea politicilor interne am putea include, după caz, precizări cu privire la:
- condițiile utilizării adreselor de e-mail profesionale, respectiv restricționarea posibilității de a fi utilizate în scop personal,
- regimul corespondenței rezultate ca urmare a utilizării adresei de e-mail, respectiv interdicția ștergerii conținutului global ori selectiv,
- modalitatea de preluare a conținutului mesajelor de interes pentru companie la finalizarea colaborării (procedura și termen),
- termenul maxim în care o astfel de adresa poate fi menținuta
- obligația de informare a expeditorilor, ulterior încetării raporturilor cu fostul angajat cu privire la încetarea calității de salariat și redirecționarea automată a mesajelor adresate acestuia către o altă persoană din cadrul companiei.
Foarte important! Datele cu caracter personal includ atât informații care aparțin vieții private a unei persoane cât și informațiile referitoare la viața profesională a acesteia. Nerespectarea unor obligații de către Operatori poate atrage contravenții foarte mari.
